我が家の片づけ物語②~書類整理~「書類管理」はまず「2つのこと」から始めてみる!

我が家の「書類管理」 【整理収納実例紹介】

家庭内の書類をファイルボックス収納で管理!

家庭内の【書類整理】は難しく考えず「2つのこと」からスタートする!

大切な書類が、ダイレクトメールやチラシ、子供の学校からのちょっとしたお便り、買ったものの納品書などなど…「保管する必要のない紙類」に埋もれてしまって見つからない!!

そんなことになっていませんか?

書類の整理もモノの整理と同じです。

今後必要のない書類は取り除き、本当に必要な書類を、家族の誰でもすぐに見つけて必要な時にすぐに使えるようにする。

整理収納アドバイザー資格を取る前の私はそんなこと深く考えたこともなく、よく重要書類を探し回る日々でした。

保険証が必要な時に見つからなくて焦って探す、通帳もどこいったっけ?なんてザラでした…

そんな私も「整理収納アドバイザー」資格取得後は少しずつ書類の整理が進み、現在はこのような状態で書類の管理ができています。

書類管理の現状01

でも最初から急にこうなったわけではなく、段階を経てここにたどり着きました

・あきらかに不要な書類はすぐに処分
・書類を「ジャンル分け」する

この2つだけでもまずは始めてみましょう!

どんな「ファイリングシステムの構築」をするにしても、この上記の二つは必ず通る道です。

現在の我が家の「書類管理」のジャンル分け

書類の分類

「ファイルボックス」大きなジャンルに分け、

「個別フォルダ」で更に分け、

「クリアフォルダー」で更に細かく分ける。

これが「書類管理の基本的な形」ですね。

個別フォルダー

↑「個別フォルダー」は紙製がやはり使いやすいですね。

クリアフォルダー

↑「クリアフォルダー」は透明なモノが使いやすいのでオススメ。

我が家は

・家計、保険関係
・医療関係
・取説、保証書(PCスマホ、家具家電で2箱)
・娘の学校関係、資格認定証

…と、5箱のファイルボックスで分けてます。

ここ3~4年、この箱の量で足りています。
書類も増えてません。

(ただし医療関係は病気すると増える)

各ご家庭によって必要な書類の種類や量は変わって来ます

(財産のある方はその関連書類とかねー)

多くても6~7個のファイルボックスで家庭内の書類は管理できると思います。

・ファイルボックスで大分類
・個別フォルダーで中分類
・クリアフォルダーで小分類

ですよ!

でも最初からそこまでできなくても、

ひとまずファイルボックスで分けて、そこに直接書類を放り込んだって良いと思います。

まずは「ざっくり分ける」からでも是非スタートしてみてください♪

家計関係

こちら「家計・保険関係」のファイルボックス。

ちょっと「保険」の個別フォルダーが太ってる…近々中身を見直そうかしら…

医療関係

こちら「医療関係」

我が家は私も娘も持病があり年間医療費が10万円を超えるので、医療費領収書をしっかり管理する必要があります。

リヒトラブの立体見出し付きクリアフォルダー で人別、医療機関別に領収書を分けてます。

見やすくて使いやすい!

取説

「取説・保証書」は右の2箱。

保証書_小型家電

変動が多い「小型家電」の個別フォルダー。

取説は今はネットで見られるものが多いですが、「保証書」は保管が必要ですからね。

この写真の一番手前の「小型家電」のクリアフォルダーが一番頻繁に出し入れします。

先日ヘアアイロンを買ったので、保証書をここに入れました。

保証期間が1年のモノが多いので、毎年年度末に中身を確認します。

「冷蔵庫」や「洗濯機」のような大型でずっと家にある家電は「固定家電」という個別フォルダーに入れています。

パソコンやスマホの保証書もそれぞれの個別フォルダーに入れています。

ラベル

個別フォルダーはこの「コクヨプリンタ用フォルダーラベル」を使うと、とても見やすくなりますね!

印刷するとキレイですが、手書きで使っても問題ないかなと私は思います。

  

この書類の量から4年ほどほぼ変動はありません。

「あの書類どこだっけ?」がなくなり、家族も書類を見つけやすくなり、とても使い勝手がよくなりました!

  

 

「書類管理」の肝は「分類」…でも上手くいかなければ「習う」も良し

自分で「書類管理システム」を構築してみても、なにか使いにくい…

そうなっている場合は「分け方」が自分の「使い方」と合っていない、ということがあります。

あとは「使っていない書類が混ざっている」もありますね。

一度に上手くいかなくても、何度か見直しを進めていくと使い勝手は良くなっていくと思いますが、どうしてもうまくいかない、または億劫で作業が進まない…という時は

「習う」のがオススメです。

私は「おうちファイリングⓇ」を受講しました

整理収納アドバイザーの近川樹美恵さんが考案された講座で、企業などで利用されている「ファイリングシステム」を、より家庭のニーズにフィットさせたアイデアです。

「ファイリングシステム」は書類の管理をするのには当然ピッタリですが、それを家庭内にそのまま適用しようと思うと、なかなか工夫や思考の転換が必要になります。

それに、個別フォルダーもファイルボックスも色んな種類があって、我が家にはどれがピッタリかなぁ…なんて自分で探すのはなかなか時間がかかる作業です。

【おうちファイリングⓇ】では
・書類の減らし方
・分類の仕方
・収納グッズの具体的な提案

こういった内容を教えていただけます。

私は、書類を減らすところまではできていましたが、分類の仕方はまだまだ足りなかったなと、この講座を受けて実感できました。具体例がとてもわかりやすかったです!

そして収納グッズも、予算に合わせた選択肢を幅広く提示してくださり、とても参考になりました。
私は目立つ部分には無印のプラスチックやクラフト製を、ちょっと隠れるトコロにはアスクルのダンボール製というように、予算に合わせてチョイスしました。

ちなみに私が受講したのは整理収納アドバイザーの副島ちひろさんの講座でした。渋谷でした。ナイスアクセスでした。
副島さんの講座はとてもテンポが良くお話も面白くて、内容もすごく盛りだくさんで、受けて損はない講座です、オススメです!

受講資格も不要なので、どなたでも受講できる講座です♪

※現在コロナ禍の影響でリアル会場開催が減っている様子です。
講師の方に直接問い合わせをしてみてください~。

オススメの書籍

整理収納アドバイザーの長野ゆかさんの「実践!はじめてのホームファイリング」はオススメだと思います。

…あ、私はまだ手に入れていないのですが、長野さんのもう一つの書籍を私は持っていてとても分かりやすくて活用しているのと、長野さんの日々のSNSの発信もとても勉強になるなぁと思っています。

長野さんの講座を受講したら、クオリティの高いホームファイリングシステムを構築できること間違いナシかと!

   

どんな書類管理システムも、最初は「分ける」から

もともと片づけが苦手で大嫌いだった私が、今やわりとちゃんとした(?)ホームファイリングを使えているのも、「分ける」をしっかりとしたから!

でも「書類の要不要の判断を自分でするのが苦手…」という方は、上記のように誰かに習うのが良いと思いますし、もちろん私の「お片付けオンライン相談」でもサポートしていますヨ!

ご自身が習いたいと思う方から習うのが一番だと思います♪

※この記事は2019年11月に書いたものを、2022年10月に修正しました。

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